Pengertian dan Struktur Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli

Kata organisasi mungkin sudah tidak asing lagi bagi hidup kita. Kita hidup dekat sekali dengan organisasi baik itu organisasi sosial, kegamaan, organisasi profesi, dll. Keluarga dapat dikatakan organisasi. Pergi keluar rumah, di sepanjang jalan di kiri dan kanan kita melihat kantor, pertokoan, bengkel, rumah sakit, sekolah, berbagai tempat ibadah, yayasan, dan lain-lain, di dalamnya dan mereka dalah organisasi. Meskipun demikian kadang-kadang organisasi terasa abstrak bagi kita. Kita akan merasakan keberadaan organisasi biasanya jika kita merasa ada sesuatu yang tidak beres dengan mereka. Misalnya kita dilayani dengan tidak beraturan di depan kasir sebuah supermarket, menunggu panggilan terlalu lama di Rumah sakit atau terkena macet karena ramai dan semrawutnya mahasiswa keluar dari kampus semenetara pihak kampus tidak dapat menertibkannya, barulah kita dapat mengatakan…Organisasi Macam apa ini……

Organisasi tidak mungkin terdiri dari satu orang Dalam organisasi tentu ada yang akan dikerjakan karena organisasi didirikan tentu bertujuan. Jika demikian apakah mungkin tidak ada komunikasi di antara orang-orang dalam organisasi?

Terbayang bagaimana jadinya jika kita datang pada sebuah organisasi dan kita menginginkan informasi tertentu lalu jawaban mereka..Wah tidak tahu ya..saya hanya bekerja di tempat ini. Jawaban itu menjadikan kita berpikir apa yang salah dengan orang itu. Apakah benar dia tidak tahu tentang informasi tersebut? Yang lebih parah lagi jika jawaban tersebut merupakan cerminan dari ketidakperdulian orang tersebut terhadap organisasi. Ia bekerja hanya sekedarnya. Bayangkan apa jadinya jika kontribusi dari masing-masing anggota dalam organisasi tidak optimal, apa yang akan terjadi pada organisasi ini.

image source: pexels.com

Berdasarkan jawaban dari orang di atas kita dapat lihat lebih dalam lagi mengapa dia berbuat demikian. Ada apa dengan orang-orang “di dalam sana”, apa yang membuat orang itu tidak nyaman? Apakah karena gajinya kecil? Mungkin ya tapi mungkin juga tidak. Mungkin masalah yang lebih penting dari gaji yaitu ketidaknyamanan iklim di dalam organisasi karena komunikasi yang tidak “menyenangkan” atau semuanya serba tidak jelas.

Mungkin juga ia menjawab demikian karena memang ia hanya diperintah oleh atasan untuk menyampaikan informasi sebatas yang ia harus kerjakan. Ia pun bekerja didasari oleh petunjuk pelaksanaan tentang pekerjaannya. Ia tidak pernah dilibatkan untuk memberikan masukan kepada atasan, dan lain – lain.
Meskipun kita tahu prinsip komunikasi bahwa Komunikasi bukan obat yang dapat menyelesaikan segala macam penyakit tetapi komunikasi yang efektif banyak untungnya. Juga dalam organisasi. Misalnya hubungan dengan orang sekitar baik, konflik menjadi minimal, kinerja menjadi tinggi, produktifitas tinggi, dan akhirnya kinerja yang baik akan membawa kita kepada hasil yang lebih tinggi. Implikasi kemampuan komunikasi yang baik tersebut mungkin membuat kita dipromosikan ke jenjang yang lebih tinggi lagi.

Perkembangan keilmuan mengenai komunikasi organisasi tidak hanya berhenti hingga ketrampilan komunikasi yang ada dalam organisasi saja. Sekarang ini jika dilihat dari perkembangan penelitian yang ada, konsep dan teori dalam komunikasi organisasi membantu orang-orang dalam organisasi mengenali, mendiagnosa dan menyelesaikan masalah-masalah komunikasi yang ada dalam organisasinya. Misalnya seorang dosen harus mampu memberikan informasi yang akurat dan mutakhir tentang sebuah disiplin ilmu tertentu. Pemasaran harus mampu memberikan informasi yang menarik kepada konsumen sehingga mereka tertarik bekerja sama dan membeli produk atau jasa, bagian sumber daya manusia harus mampu mengkomunikasikan masalah dan informasi yang tepat sehingga mengurangi ketidakpastian. Public Relations harus mampu mengkomunikasikan apa yang diinginkan perusahaan terhadap lingkungan dan sebaliknya untuk bersama-sama menjadikan kedua belah pihak berkembnag, dll

Perkembangan jaman dan dunia yang tanpa batas membuat organisasi tidak dapat lepas dari komunikasi. Apa yang harus mereka lakukan untuk berkomunikasi dengan orang di luar budaya mereka. Pesan dan Media apa yang harus dipilih untuk itu, dan lain sebagainya.

Sejalan dengan perubahan jaman, hal lain yang dihadapi dalam organisasi dan memerlukan komunikasi adalah trend “Bad things happen to good people”. Ya di jaman yang serba berubah ini, termasuk di Indonesia dimana keterbukaan dan tuntutan demokrasi yang kadang berlebihan, kadang-kadang prinsip komunikais dua arah dan dialog mulai dipertanyakan. Dialog atau komunikasi dua arah mungkinkah? Tidak jarang di organisasi, orang yang baik tertindas dan terlupakan. Pimpinan selalu benar atau tuntutan bawahan harus selalu benar. Karena itu manusia perlu tahu pandangan kritis terhadap masalah-masalah dan kejadian-kejadian yang ada di sekitarnya, dan strategi komunikasi yang seperti apa yang harus digunakannya.

Manusia atau anggota organisasi dapat belajar jika mereka mengalaminya atau belajar dari orang yang pernah mengalaminya dan dibakukan dalam sebuah teori. Di sinilah perlunya kita mempelajari berbagai teori dan konsep tentang komunikasi organisasi.

Apa Itu Organisasi?

Mempelajari dan memahami sesuatu tidak dapat dilepaskan dari konsep dan definisi konsep apa yang kita pelajari. Maka sebelum kita membuat definisi yang komprehensif dan mengenal lebih jauh konsep komunikasi organisasi maka kita harus terlebih dahulu tahu apa itu organisasi dan juga komunikasi terutamanya komunikasi yang diterpkan bagi organisasi.

Pertama mengenai organisasi, kita harus kembali lagi membuka literatur kita di luar literatur komunikasi. Kita harus sebentar menyebrang disiplin ilmu lain yaitu manajemen. Bagi para mahasiswa yang pernah mendapatkan materi tentang organisasi dan manajemen akan lebih baik lagi. Bagi yang belum pernah mengenal atau lupa tentang konsep organisasi dan manajemen, di sinilah perlunya kita mengingat kembali.

Sama halnya dengan kerumitannya, organisasi tidak mudah didefinisikan. Setiap ahli memiliki definisi yang berbeda – beda. Begitu banyak definisi tentang organisasi, di bawah ini akan kita ambil definisi yang paling sering digunakan yaitu

Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehinga setiap orang atau anggota memiliki fungsi dan tugasnya masing – masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai batas – batas yang jelas, sehingga dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya (Lubis 1987, p.1)

Gareth R Jones mendefinisikan organisasi sebagai alat yang digunakan manusia atau orang untuk mengkoordinasikan kegiatannya untuk mencapai sesuatu yang mereka inginkan atau harapkan (Jones 1998, p.4)

 
Definisi Stephen P.Robbins tentang oganisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Robbins 1994, p.4)
Barnard, memiliki definisi mengenai organisasi sebagai sistem koordinasi aktifitas atau kekuasaan dua orang atau lebih. (Hall 1999, p.27). Aktifitas diselesaikan melalui kesadaran, pertimbangan dan koordinasi yang bertujuan. Organisasi memerlukan komunikasi, adanya willingness anggota untuk memberikan kontribusi dan adanya kesamaan tujuan yang sama diantara mereka.
Etzioni dikutip oleh Hall mendefinisikan organisasi adalah unit – unit sosial (atau sekelempok manusia) yang secara sengaja dibangun dan direkonstruksi untuk mencapai tujuan tertentu (Hall 1999, p.28)
Scoot mendefinisikan organisasi sebagai koleketifitas yang didirikan untuk mengejar tujuan yang relatif spesifik dan berkelanjutan. Organisasi terdiri dari batas yang relatif pasti, jenjang otoritas, sistem komunikasi, dan sistem penggajian yang memungkinkan berbagai macam partisipan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Hall 1999, p.28)

Tentu saja definisi tersebut bukan seluruh dari definisi yang ada. Tetapi dari definisi definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa : Organisasi ini didirikan dengan sengaja dan ada tujuan tertentu. Pada organisasi formal ada koordinasi kegiatan dan adanya rangsangan bagi anggota untuk membantu terwujudnya tujuan organisasi.

Mengelola organisasi untuk tidak menjadi mati tidak mudah sebab setiap organisasi adalah berbeda dan kompleks. dalam sebuah organisasi mulai dari yang paling sederhana hingga yang kompleks memiliki elemen – elemen penting. Berikut ini sebelum dibahas mengenai organisasi itu sendiri perlu dipahami elemen organisasi. Pemahaman mengenai elemen organisasi diharapkan dapat menghantar kita untuk memahai apa saja yang ada di dalam organisasi. Adapun elemen- elemen tersebut adalah (Pace 2000; Scott 2003)

 
Struktur Sosial: Adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antar partisipan di dalam organisasi. Struktur terbagi menjadi dua yaitu struktur normatif dan struktur tingkah laku. Struktur normatif mencakup nilai, norma, peranan yang diharapkan. Nilai di sini adalah kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Norma adalah aturan umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan sedangkan peranan yang diharapkan digunakan sebagai standar penilaian tingkah laku karyawan sesuai dengan fungsinya. Komponen yang kedua adalah struktur tingkah laku. Komponen ini memfokuskan pada tingkah laku yang dilakukan, meliputi aktifitas dan interaksi dan perasaan yang menunjukkan tingkat keteraturan. Sebagai contoh, jika kita amati suatu kelompok dalam peiode tertentu, dimana setiap orang berusaha mempengaruhi yang lainnya dengan tingkat keberhasilan yang sudah ditetapkan. Dengan cara ini kita dapat menentukan gambaran dari struktur kekuasaan dalam suatu kelompok.

Pace dalam Komunikasi Organisasi menyatakan elemen ini dengan istilah unsur – unsur organisasi. Unsur ini disebut oleh Pace sebagai struktur organisasi.

Struktur organisasi menurut Pace merujuk pada hubungan antara tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota organisasi dengan tiga variabel kunci yaitu kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.

Selain struktur organisasi, dalam hal ini Pace menyatakan salah satu unsur organisasi adalah pedoman organisasi. Pedoman organisasi merupakan serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberikan arahan bagi anggota organisasi dalam mengambil keputusan atau tindakan. Pedoman organisasi terdiri atas pernyatan seperti cita-cita, misi, tujuan,strategi,kebijakan, prosedur dan aturan. Pedoman ini menyediakan informasi untuk para anggota mengenai kemana tujuan organisasi, apa yang harus dilakukan, bagaimana seharusnya mereka berpikir tentang masalah organisasi dan solusinya dan tindakan apa yang harus mereka lakukan untuk keberhasilan organisasi tersebut.

Selain struktur dan pedoman, elemen berikutnya adalah partisipan dalam organisasi.
Partisipan: adalah individu – individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Pace menjelaskan mengenai hal ini secara lebih lanjut yaitu orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi,

1. Mereka terlibat dalam dalam kegiatan-kegiatan pemikiran yang meliputi konsep,penggunaan bahasa, pemecahan masalah, dan pembentukan gagasan.
2. Mereka terlibat dalam kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia (yang bukan merupakan aspek intelektual).
3. Mereka melakukan kegiatan self moving yang meliputi kegiatan fisik (keras/besar ataupun terbatas)
4. Mereka terlibat dalam kegiatan elektrokimia yang mencakup brain synaps (daerah kontak otak tempat simpuls saraf ditransmisikan ke satu arah), kegiatan jantung dan metabolisme.

Melalui keempat kegiatan ini manusia mampu melakukan ketrampilannya, memahami simbol, memperhatikan dunia dan menjalaninya. Gabungan keempat kegiatan tersebut memberikan kesempatan kepada mereka untuk menjalankan pekerjaan dalam organisasi.
Elemen selanjutnya adalah tujuan. Seperti telah disebutkan di atas, tipologi organisasi ditentukan oleh tujuan sebuah organisasi. Tujuan juga menjadikan ukuran efektifitas organisasi tercapai atau tidak. Oleh karena itu tujuan yang jelas menjadikan upaya anggota/partisipan untuk bergerak menjadi jelas.

Tujuan merupakan konsep penting dalam organisasi bahkan beberapa displin ilmu lain diluar komunikasi seperti misalnya ekonomi menjadikan ini menjadi bahasan utama dalam ilmu mereka. Tujuan merupakan titik sentral, merupakan konsepsi akhir yang diinginkan oleh organisasi dan ini berusaha dipenuhi oleh partisipan/pekerja melalui performa aktifitas mereka

Selanjutnya, elemen organisasi yang ke empat adalah teknologi/Sumber Daya Alam. Dalam mencapai tujuannya, para partisipan dalam organisasi dipandu oleh struktur dan pedoman mengelola sumber daya alam dengan menggunakan teknologi tertentu.
Teknologi/Sumber Daya Alam: Merupakan penggunaan mesin, pengetahuan teknik dan ketrampilan dari partisipan/karyawan. Tiap organisasi memiliki teknologi dalam melakukan pekerjaannya tetapi bervariasi dalam teknik atau aplikasinya. Ini sangat dipengaruhi oleh apa yang diproduksinya. Organsisasi yang memproduksi barang tentu berbeda dengan organisasi yang memproduksi jasa. Pace menamakan unsur ini sebagai pekerjaan dalam organisasi. Terdiri dari tugas formal dan informal dan tugas-tugas ini menghasilkan produk dan layanan/jasa organisasi. Gibson, dkk menandai pekerjaan ini dengan 3 dimensi universal yaitu:

1. Isi: Yang dilakukan anggota organisasi dalam hubungannya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya dengan mempertimbangkan metode dan teknik yang digunakan. Mesin, alat, bahan, barang, informasi dan pelayanan yang diciptakan.
2. Keperluan: Pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dianggap sesuai bagi seseorang agar mampu melakukan pekerjaan tertentu. Meliputi pendidikan, pengalaman, lisensi dan sifat-sifat pribadi.
3. Konteks: Berkaitan dengan kebutuhan fisik dan kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggungjawaban dan tanggungjawab dalam kaitannya dengan pekerjaan,jumlah pengawasan yang diperlukan dan lingkungan umum tempat pekerjaan diselesaikan.

Elemen lainnya dari organsiasi adalah lingkungan. Setiap organisasi pasti berdiri dengan bentuk yang jelas, ia ada di wilayah mana. Inilah pemahaman yang sangat sederhana untuk menjelaskan apa itu lingkungan. Lingkungan ini pula yang menjelaskan batas wilayah dalam dan luar organisasi. Siapa yang menjadi anggota organisasi dan siapa yang bukan. Mengenai lingkungan ini, nantinya juga akan menjelaskan lebih lanjut konsekuensi adanya publik/stakeholders atau konstituen bagi sebuah organisasi.

 
Lingkungan: Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi dan kebudayaan dan lingkungan sosial dan organisasi tersebut harus menyesuaikan dengannya.

Dari definisi dan elemn tersebut tampak bahwa organisasi terdiri dari dua orang atau lebih. Bahkan jika dilihat dari besaran organisasi, organisasi dianggap kecil hingga menegnah jika banyaknya anggota adalah sekitar 25-500 karyawan (Hendry 2005; pp.7). Terbayang bagaimana elemen organisasi yang kedua yaitu partisipan akan dikelola. Bagaimana mereka yang bermacam-macam karakter dan keinginan serta tujuan bersama-sama dikelola dan disinergikan dengan elemen yang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi merupakan pola jaringan sinergis antara energi dan interaksi. Di dalam organisasi bukan hanya informasi yang mengalir melalui memo, juklak, juknis, dan petunjuk lain, tetapi juga relasi orang-orang yang menyampaikan informasi tersebut.

Setelah kita tahu bahwa kehidupan organisasi tidak dapat dilepaskan dari komunikasi maka selanjutnya perlu diketahui konsep tentang komunikasi dan selanjutnya strategi komunikasi dalam kehidupan organisasi. Cheney (2004) dan Hal (1999) menyatakan bahwa hal ini sejalan dengan definisi Barnardyang mendefinisikan organisasi sebagai orgaisasi sebagai sistem koordinasi aktifitas atau kekuasaan dua orang atau lebih. Organisasi merupakan sistem kompleks dari simbol, pesan, upaya dan aktifitas, merupakan jaringan kontribusi dari anggotanya bahkan dari orang-orang atau kelompok di luar batas organisasinya (Cheney 2004;pp.8).

Komunikasi

Berdasarkan pengalaman selama ini dalam diskusi di kelas atau membimbing mahasiswa, jika ditanya mengenai apa itu komunikasi, mereka atau bahkan kita akan dengan cepat menjawabnya dengan menyebutkan proses komunikasi. Proses komunikasi yang diadopsi dari Laswell, S-M-C-R-E. Siapa berbicara apa dengan siapa, dengan saluran apa dan dengan efek apa. Menyatakan definisi komunikasi seperti ini sah-sah saja dan tidak salah. Hanya saja pengertian ini mungkin akan tepat jika kita membahas komunikasi sebagai “mengirimkan informasi kepada mereka” atau memberikan pesan kepada …. Menyederhanakan pengertian komunikasi seperti pada proses komunikasi menjadi kurang tepat apabila komunikasi yang kita maksudkan adalah bukan hanya sekedar mengirim memo atau pesan kepada orang lain tetapi komunikasi dengan tujuan yang lebih kompleks misalnya mempengaruhi seseorang, mendidik, membina budaya, dll. Jika komunikasi seperti itu yang kita inginkan tentu prosesnya menjadi lebih kompleks.

Komunikasi manusia memang sangat kompleks dan multi dimensi. Komunikasi organisasi juga memiliki keunikan tersendiri, dan dengan memahami dimenis komunikasi organisasi maka kita akan memahami apa itu komunikasi organisasi. dalam hal ini kita akan membahas dimensi komunikasi organisasi mulai dari struktur, hubungan antar persona, konteks dan sistem.

Sekian artikel tentang Pengertian dan Struktur Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat untuk kita semua.

Daftar Pustaka
Cheney, George et al 2004, Organizational Communication in an Age of Globalization:Issues, Reflections, Practices, Waveland, USA
Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2002, Strategic Organizational Communication in a Global Economy, Harcourt College, USA
Devito, Joseph A, Agus Maulana (alih bahasa) 1997, Komunikasi Antarmanusia, Professional books, Jakarta
Farell, Warren 2005, Why Men Earn More, AMACOM, USA
Hall, Richard H 1999, Organizations. Structures, Process, and Outcomes, Prentice Hall, USA

Berbagi :